Sensible Daten bleiben sensibel

Warum das in Ihrem Beruf besonders zählt

Ein Sachverständigenbüro verwaltet Angaben, die den Eigentümern gehören und die diese nur widerwillig herausgeben: Namen und Anschriften, Grundbuchinhalte, Belastungen, Kaufpreise, Fotos aus bewohnten Räumen. Für die Betroffenen sind das persönliche Verhältnisse, nicht Aktenmaterial.

Wer als Sachverständiger eine Software einsetzt, gibt diese Daten in fremde Hände – und bleibt gegenüber seinen Auftraggebern verantwortlich. Deshalb sind die folgenden Punkte konkret formuliert und nicht als Absichtserklärung.

Hosting ausschließlich in Deutschland

Alle Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland. Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Das ist nicht nur eine Frage des Vertrauens, sondern der rechtlichen Bewertung: Bei einer Verarbeitung außerhalb der EU müssten Sie in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlungsgrundlage dokumentieren und Ihren Auftraggebern gegenüber vertreten.

Keine Nutzung Ihrer Inhalte zum Training

Vertrauliche Inhalte – Unterlagen, Fotos, Diktate, Gutachtentexte – werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Verarbeitung dient der Erstellung Ihres Gutachtens und endet damit.

Das ist ein Unterschied, der in der Praxis übersehen wird: Wer allgemeine KI-Dienste für Mandantenunterlagen nutzt, muss deren Nutzungsbedingungen daraufhin prüfen. Bei valture ist der Punkt vertraglich geregelt.

Schwärzen vor der Analyse

Nicht jede Angabe in einer Unterlage wird für die Bewertung gebraucht. Vor der maschinellen Auswertung können Sie Bereiche in Dokumenten sowie Gesichter oder Kennzeichen auf Fotos schwärzen. Nur die geschwärzte Fassung wird analysiert.

Im Gutachten bleibt die Unterlage in ihrer ursprünglichen Form erhalten, sofern Sie sie beifügen. Die Schwärzung betrifft allein die Verarbeitung – das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung, ohne den Beweiswert der Anlage zu beschädigen.

Trennung zwischen Büros

Daten sind je Organisation strikt getrennt. Ein Zugriff über die Grenzen eines Büros hinweg ist nicht vorgesehen – auch nicht versehentlich über eine Suche oder eine Übersicht. Innerhalb eines Büros steuern Sie, wer welche Aufträge sieht.

Zugang absichern

Der Zugang lässt sich über die übliche Anmeldung hinaus absichern:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App
• Passkeys – Anmeldung per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, ohne Passwort
• Anmeldung über Google oder Apple, wenn Ihr Büro dort ohnehin verwaltet wird
• Gerätesperre in der App – erneute Freigabe beim Öffnen, sinnvoll für Geräte, die zum Ortstermin mitgehen

Gerade der letzte Punkt ist unterschätzt: Das Gerät, auf dem die Aufnahmen entstehen, ist das Gerät, das unterwegs verloren gehen kann.

Übertragung und Speicherung

Verbindungen sind durchgehend verschlüsselt. Dateien – Fotos, Unterlagen, erzeugte PDFs – werden nicht offen ausgeliefert, sondern nur über zeitlich befristete, an Ihre Sitzung gebundene Zugriffsrechte. Ein Link zu einer Aufnahme ist damit nicht dauerhaft und nicht weitergebbar.

Ihre Daten gehören Ihnen

Sie können den gesamten Bestand jederzeit selbst als maschinenlesbare Datei herunterladen – Aufträge, Auftraggeber, Ortstermine, Feststellungen, Gutachten. Das ist keine Funktion, die man beantragen muss, sondern eine Schaltfläche in den Einstellungen.

Ebenso können Sie Ihr Konto selbst löschen. Nach dem Antrag bleiben 30 Tage Zeit, ihn zurückzunehmen; danach werden Konto und Inhalte endgültig entfernt. Lediglich Rechnungsdaten bewahren wir zehn Jahre gesondert auf – dazu verpflichten § 147 AO und § 14b UStG, insoweit tritt der Löschanspruch nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO zurück. Einzelheiten stehen auf der Seite Konto und Daten löschen.

Was Sie für Ihre eigene Dokumentation brauchen

Als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO benötigen Sie für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Angaben zur Auftragsverarbeitung. Einen entsprechenden Vertrag stellen wir bereit; die Einzelheiten der Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung. Bei Fragen dazu erreichen Sie uns über den Support.

Was wir nicht behaupten

Es gibt keine Software, die vollständige Sicherheit garantieren kann, und wir werben nicht damit. Was wir zusagen, ist konkret: Hosting in Deutschland, keine Drittlandübermittlung, kein Training mit Ihren Inhalten, Trennung zwischen Büros, verschlüsselte Übertragung, Schwärzen vor der Analyse und die Möglichkeit, Daten jederzeit zu exportieren oder zu löschen. Diese Punkte können Sie prüfen und Ihren Auftraggebern gegenüber vertreten.